Qu'est-ce que la signature électronique qualifiée pour l’INPI ?

La signature électronique qualifiée pour l'INPI est un procédé qui permet de signer de façon numérique l'ensemble des documents déposés sur le guichet unique. Elle garantit :

  • l'identité du signataire ;
  • l'intégrité du document ;
  • et la valeur juridique de l'acte signé.

De son côté, l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) est l'organisme qui a été désigné pour gérer la plateforme unique de formalités des entreprises. Créateur, dirigeant ou mandataire, c'est désormais par ce portail qu'il faut passer pour signer vos documents de manière électronique.

Pourquoi la signature électronique est obligatoire avec l'INPI ?

Depuis la réforme de la loi Pacte, le guichet unique est devenu la voie exclusive de centralisation des démarches administratives pour les entreprises. L'objectif de cette nouvelle plateforme est double :

  • Simplifier le processus en supprimant la multiplicité des centres.
  • Renforcer la sécurité juridique tout au long du parcours grâce à une signature électronique conforme au règlement européen eIDAS.

Si vous doutiez, il est bien impossible d'envoyer un formulaire manuscrit ou une signature scannée pour terminer une formalité, l'INPI impose l'usage d'une signature électronique reconnue.
 

Les différents niveaux de signature électronique et leur valeur légale

Pouvoir signer électroniquement ses documents est un réel avantage, aussi bien pour les particuliers, que les professionnels et les organismes publics. Pour autant, le même degré de protection juridique n'est pas attendu pour tous les documents. Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature :

  • La signature électronique simple, pour les documents sans enjeu juridique majeur.
  • La signature électronique avancée, plus sécurisée, souvent exigée pour les contrats commerciaux.
  • La signature électronique qualifiée, le niveau de protection le plus élevé, une signature numérique qui a autant de valeur qu'une signature manuscrite.

La validation des démarches effectuées auprès de l'INPI requiert à minima une signature simple pour une création, et avancée ou qualifiée pour les autres opérations.
 

Comment utiliser la signature électronique sur le guichet unique INPI ?

Vous venez de réaliser une formalité administrative en ligne pour votre entreprise ? Pour valider votre démarche, il vous faudra certainement signer quelques documents. Rien de plus simple :

  • Accédez au guichet unique puis connectez-vous à votre espace personnel.
  • Remplissez votre dossier en saisissant toutes les informations demandées et en fournissant les différents justificatifs attendus.
  • Une fois le dossier constitué, vous récupérez un document à signer. C'est le moment d'utiliser le système de signature de votre choix.
  • Il ne vous reste plus qu'à valider la soumission pour que l'administration compétente (INSEE, URSSAF, etc.) prenne en charge votre demande.

Quels sont les documents concernés ?

La signature électronique est obligatoire pour la plupart des formalités transmises via le guichet unique. Parmi elles, on peut citer : la déclaration de création d'entreprise, les modifications statutaires (transfert de siège, changement de dirigeant, augmentation de capital, le dépôt des comptes annuels, la radiation ou cessation d'activité). Toutes les formes juridiques d'entreprise sont concernées par ce procédé.

Avantages concrets pour les entreprises

Adopter une solution fiable de signature électronique pour l’INPI est bénéfique à différents niveaux pour les sociétés. Elle s'inscrit dans une logique de modernisation des processus, où tout peut être géré à distance, de manière centralisée et traçable.

D'une part, le gain de temps est considérable. Plus besoin de se déplacer physiquement ou d'attendre un courrier plusieurs jours. Ensuite, ce sont également les coûts qui sont réduits. Impression des documents, des timbres, transport, gestion... avec la signature électronique, ces frais disparaissent. Et en plus de ces avantages financiers, les équipes administratives gagnent aussi en agilité et en productivité.

Si des économies intéressantes sont envisageables, il est important de souligner le fait qu'avoir recours à la signature électronique est une pratique totalement légale.
 

Les bonnes pratiques à adopter pour réussir vos signatures électroniques pour l’INPI

Pour tirer pleinement parti de la signature électronique pour l’INPI et éviter les erreurs qui pourraient ralentir vos démarches, certaines bonnes pratiques doivent être mises en place.

La première consiste à vérifier que la solution choisie est bien conforme au règlement eIDAS et reconnue par l’INPI. C’est une condition indispensable pour garantir la validité juridique de vos documents. La chaîne de confiance doit être respectée : authentification du signataire, intégrité du document, conservation sécurisée...

Ensuite, sélectionnez le niveau de signature adapté en fonction du type de document à signer : une signature simple peut suffire pour une création, une signature avancée sera exigée pour d’autres actes, tandis qu’une signature qualifiée sera obligatoire pour les formalités les plus sensibles. Cette distinction est importante et permet d'éviter le rejet d'un dossier et les problèmes de conformité.

Définissez des processus clairs pour savoir précisément qui est habilité à signer tel ou tel document, ce qui limite les risques de retard ou de contestation. Privilégiez toujours un prestataire européen de confiance, comme LuxTrust, afin d'assurer la sécurité de vos données et d'être certain de respecter les normes imposées par la loi.
 

Pourquoi utiliser une solution comme LuxTrust pour vos signatures pour l’INPI ?

Sur le marché de la signature électronique, tous les prestataires de service de confiance qualifié ne se valent pas. Pour répondre aux exigences légales et opérationnelles des entreprises, LuxTrust a développé COSI, une plateforme complète, accessible, conforme aux normes, et 100 % européenne. Conçue par nos équipes, cette solution dispose d'un haut niveau de sécurité et garantit la souveraineté des données.

Grâce à des workflows automatisés et paramétrables, COSI simplifie considérablement la gestion des signatures. Les entreprises peuvent traiter des volumes importants de documents grâce à la signature par lots et le suivi en temps réel de l'avancement de chaque étape. Une façon simple de fluidifier les circuits de validation internes et d'éviter les pertes de temps liées aux actions manuelles.

COSI, c'est également une plateforme complètement conforme au règlement eIDAS et aux standards ETSI. Ceci signifie que les documents signés via la solution de LuxTrust sont reconnus dans toute l'Union européenne et même au-delà, selon les législations en vigueur dans les différents pays. Cette reconnaissance internationale constitue un atout majeur pour les entreprises opérant ou souhaitant se développer à l'étranger.

D'autre part, l'horodatage associé au système de Hash Signing empêche toute modification du document après la signature. En cas de changements souhaités, les différentes parties doivent être informées et doivent approuver les requêtes puis signer un nouveau document. Il s'agit d'un principe fondamental pour préserver l'intégrité et la valeur de chaque signature.

Depuis la mise en place du guichet unique, la signature électronique est devenue incontournable pour toutes les entreprises. S'il s'agit avant tout d'une obligation légale, elle est aussi une opportunité à saisir pour moderniser ses processus administratifs et gagner en efficacité. Avec LuxTrust, adoptez la signature électronique certifiée et simplifiez la gestion de vos formalités d'entreprise !
 

FAQ : Tout savoir sur la signature électronique pour l’INPI

  • La signature électronique sur l’INPI est-elle gratuite ?

L'accès au guichet unique est gratuit, mais l'utilisation d'une plateforme pour signer électroniquement vos documents ne l'est pas.

  • Peut-on utiliser une signature manuscrite ou scannée auprès de l'INPI ?

Non, l'INPI n'accepte que les signatures électroniques pour la validation de documents. Impossible donc d'imprimer, de signer puis de photographier ou de scanner une feuille avant de la retourner au guichet unique.

  • Quelles différences entre une signature avancée et qualifiée ?

La signature qualifiée offre un niveau de sécurité et de protection juridique plus élevé que la signature avancée, équivalent à la signature manuscrite au niveau du droit français et européen.

  • LuxTrust est-il reconnu par l'INPI ?

Oui, LuxTrust est un Prestataire de Services de Confiance Qualifié proposant des signatures électroniques conformes à l'eIDAS.

  • Comment savoir si mon document est bien signé électroniquement ?

Pour savoir si votre document est correctement signé, cela va dépendre de l'outil utilisé pour la signature. Pour un contrôle complet et officiel, il est recommandé d’utiliser un service de validation de signature électronique, comme ceux proposés par les prestataires de services de confiance qualifiés.

  • Quel niveau de signature électronique choisir ?

En théorie, tous les formulaires de signature électronique peuvent être utilisés, peu importe la nature du document. Dans certains cas, il est préférable d'opter pour un niveau avancé ou qualifié qui garantit une meilleure protection en cas de litige.

  • Envie d'en savoir davantage sur comment signer pour l'INPI grâce à LuxTrust? 

N’hésitez pas à nous écrire. Nos équipes sont là pour répondre à toutes vos questions.