Pineappli, une solution pour simplifier les processus métiers
Pour de nombreux acteurs privés et publics, la transformation numérique de leur organisation est synonyme de simplification et d’optimisation de leurs processus métiers mais requiert, dans le même temps, un niveau de sécurité élevé et l’assurance de garder la maîtrise de leurs données. Focus sur trois enjeux de nos clients.
La dématérialisation des bulletins de salaire
620 000. C’est le nombre de bulletins de salaire émis en 2020 par les entreprises monégasques du secteur privé. Autant de feuilles de papier qui sont imprimées et envoyées, générant un coût non négligeable de près d’1,5 millions d’euros par mois – trois fois plus qu’un bulletin numérique !
Dans ce contexte, la principauté de Monaco a souhaité apporter une réponse à la fois économique, sociétale et environnementale à cette problématique. En décembre 2019, la loi pour une économie numérique a ainsi été adoptée, reconnaissant la même valeur juridique aux bulletins de salaire numériques qu’à leur version papier.
Une aubaine pour les entreprises, mais comment opérer cette transition ? Pour la SMEG, énergéticien et opérateur historique de la Principauté, et Monaco Telecom, la solution tient en un mot : Pineappli. Ces deux entreprises ont en effet fait le choix de se tourner vers cette solution pour dématérialiser, optimiser et sécuriser la distribution de leurs bulletins de salaire, désormais accessibles dans un coffre-fort numérique personnalisé.
Le passage à des bulletins de salaire numériques et distribués automatiquement présente plusieurs avantages : « Avec près de 250 salariés et autant de bulletins de salaire à émettre, la solution Pineappli nous permet de réduire le coût et le délai de traitement, de limiter notre impact environnemental en supprimant le recours au papier et d’assurer un meilleur respect de la confidentialité », se félicite Martin Peronnet, Directeur Général de Monaco Telecom.
Le montant pour créer un bulletin de salaire papier est en effet trois fois supérieur à celui d’un bulletin numérique, qui offre également des conditions de sécurité et de confidentialité accrues : « Tout le processus de transfert des bulletins de salaire se fait au sein de l’environnement Pineappli qui, de par son algorithme breveté, garantit la protection, la pérennité et le respect des données des collaborateurs », précise Jean-Marc Rietsch, Président fondateur de Pineappli.
La validation et le transfert sécurisé de documents pour Ekinsport
Équipementier sportif, Ekinsport réalise chaque année de nombreux blasons et logos pour des marques de vêtements et des clubs sportifs. Ce travail créatif nécessite, en amont de l’impression, de faire valider les bons à tirer (BAT) par ses clients. Mais comment le faire de manière sécurisée et, plus important encore, confidentielle ?
Dans le cadre de sa transformation numérique, Ekinsport a choisi la solution Pineappli pour répondre à cet enjeu. Désormais, le transfert des bons à tirer est 100 % sécurisé, rapide et fluide avec des options permettant de limiter le nombre de jours pendant lesquels ces derniers restent accessibles, le nombre de fois où ils peuvent être consultés et qui peut les télécharger. Une fois les documents envoyés, Ekinsport peut également contrôler l’ensemble des opérations réalisées par ses destinataires (visualisation, validation, …), et ce, sur des documents sans limite de taille.
De plus, la solution Pineappli a permis à Ekinsport de dématérialiser ses processus de commande client : « Grâce à un système de signature électronique qui prouve l’accord du client, Pineappli nous permet de disposer d’une preuve suffisante en cas de réclamation », explique Yann Guigue, Directeur associé chez Ekinsport.
L’archivage électronique pour l’International School of Monaco
L’International School of Monaco (ISM) conserve depuis plus de vingt-cinq ans des documents en lien avec son personnel administratif et la scolarité de ses élèves (formulaires, dossiers scolaires, etc.). Au fil des ans, ces archives papier sont devenues conséquentes et peu pratiques à consulter. C’est pourquoi, l’ISM a initié un important chantier de numérisation et d’archivage électronique de ces précieuses ressources.
Pour cela, l’ISM a choisi la solution Pineappli de LuxTrust afin d’archiver de manière probante ses documents confidentiels. Comme le souligne Frédéric Mondou, responsable de la direction informatique de l’ISM : « Nous devons transmettre et recevoir un certain nombre de documents authentifiés, notamment dans le cadre des dossiers d’admission ou médicaux ». Grâce à la solution Pineappli, ces documents sont archivés numériquement ce qui permet, selon les besoins et pour les personnes autorisées, d’accéder rapidement aux informations qu’ils contiennent. Outre un gain de place évident, l’ISM a aussi profité de ce chantier pour mettre en œuvre un moyen de contrôler l’accès à ses archives.
Que ce soit pour dématérialiser des bulletins de salaire, transférer et valider des documents sensibles ou encore mettre en œuvre un chantier d’archivage électronique, notre solution Pineappli aide les entreprises et les institutions à accélérer leur transformation digitale, dans le respect des normes en vigueur et des meilleures garanties en termes de sécurité.